Как ускорить в три раза закрытие вакансий и контролировать работу рекрутера

Пиком
Пиком
Как мы написали HRM на коленке, увеличили штат в два раза и перестали тратить кучу времени на HR-процессы.

Григорий Коган, директор компании «Пиком».


Привет! Я Григорий Коган, директор и основатель компании «Пиком». Мы занимаемся разработкой и поддержкой сайтов, автоматизацией бизнес-процессов и интернет-рекламой. Как любой нормальный руководитель, я хочу, чтобы вакансии закрывались быстро, а мое время не тратилось на выяснение туманных обстоятельств и собеседования с неподходящими кандидатами. Расскажу о том, как мы решали эту задачу, и чего получилось добиться.

IT-компании бьются за кадры не на жизнь, а на смерть, и каждая ошибка рекрутера может обойтись очень дорого. Рано или поздно этот тренд дойдет до всех без исключения отраслей, поэтому наш опыт будет полезным для любого руководителя.


Задачи


Полтора года назад у нас возникла бизнес-задача масштабироваться в два раза. Резко увеличилось количество вакансий. Закрывать их в ручном режиме, как это делали раньше, стало нереально. Цикл найма (время от появления вакансии до выхода специалиста на работу) составлял в среднем полтора месяца. Для IT это очень долго: толковый разработчик обычно рассматривает несколько предложений и не будет ждать. Фактически из 10-15 вакансий в месяц мы закрывали максимум 2-3 – и то при удачном стечении обстоятельств.


Стало понятно: надо что-то менять.


Мы начали с составления списка первоочередных задач:

— Уменьшить длительность цикла работы с соискателем
— Увеличить производственную мощность HR-департамента: обрабатывать больше резюме, проводить больше собеседований
— Ускорить принятие решений и закрытие вакансий

Ситуацию осложняло отсутствие единого центра хранения и обработки информации. Резюме собирались в базе на сервере. Просмотреть их с телефона или с компьютера вне офиса было нельзя. Информация о соискателях заносилась в CRM, но не систематически, к тому же карточка кандидата в системе никак не связывалась с резюме из базы.

Основным источником информации был блокнот рекрутера. В нем хранились все тайны вселенной: контакты соискателей, рекомендации, результаты собеседований, впечатления рекрутера от кандидата… Только без владельца блокнота получить эти сведения и тем более разобраться в них было практически невозможно. Если рекрутер болел, уходил в отпуск, отсутствовал по другой причине, поиск персонала останавливался. Меня такая ситуация не устраивала.


Идея


Мы подключили к процессу наших аналитиков. Те составили список этапов, через которые проходит соискатель в цикле найма:

— Валидация – оценка соответствия кандидата первичным требованиям и готовности к дальнейшему общению
— Проверка рекомендаций
— Первое собеседование или собеседование-знакомство
— Выполнение тестового задания и/или предоставление портфолио
— Техническое собеседование (проверка профессионального уровня соискателя с участием технического специалиста)
— Решение и подготовка предложения
— Итоговое собеседование
— Вводный период и адаптация


k1.jpg


По большому счету, взаимодействие с соискателем ничем не отличается от процесса продажи. То есть это обычная сделка, в которой участвует две стороны: компания и кандидат.


Решение


Мы оптимизировали обе составляющие HR-процессов: и техническую (разработали HRM-модуль), и операционную (внедрили в HR-процессы элементы SCRUM).


Разработка HRM-модуля для корпоративной CRM- и ERP-системы Битрикс24


По сути, мы просто взяли базовый функционал Битрикс24 и перенастроили его под себя, добавив в процессе несколько полезных фич.

Все кандидаты теперь заносятся в CRM. Это позволило нам создать базу данных кандидатов с подробной информацией о каждом из них.

Чтобы наглядно видеть весь процесс, настроили вот такие сущности:

Контакт. Для каждого соискателя создается карточка с подробной информацией: ФИО, дата рождения, фотография, место проживания, контакты, ссылки на резюме и профили в соцсетях.


k2.png


Отдельно указываем канал привлечения кандидата и уточняющую информацию (например: рекомендация сотрудника или мероприятие). Это позволяет анализировать источники лидов и эффективно управлять бюджетами на рекрутинг.


k3.png

Каждый кандидат проходит последовательно через все стадии и доходит до этапа “Прием на работу”, либо на какой-то из стадий сделка закрывается с указанием причины.


k4.png


k5.png


Сделка. Поля кастомизированы под нас: можно указать грейд, команду, специализацию. В сделку добавляется руководитель подразделения, куда нужен новый сотрудник, и наблюдатели – менеджеры и специалисты, участвующие в процессе рекрутинга. Все, что происходит с кандидатом, отражается в сделке: даты и результаты собеседований, запись телефонных переговоров, переписка, результаты проверки тестовых заданий. Этапы работы с соискателями из списка выше оформляются в виде канбан-доски, по которой двигаются сделки с соискателями. Сразу видно, сколько кандидатов мы сейчас рассматриваем и на каком этапе находится каждый из них.


k6.png


Все сделки можно отфильтровать по специализации: разработчики, верстальщики, дизайнеры, интернет-маркетологи, руководители проекта и так далее.


k7.png


Портрет. В базовом функционале Битрикс24 сейчас появился инструмент с таким же названием, но у нас был инструмент «Портрет» еще до того, как это стало мейнстримом. Это простая форма, заполненные поля выводятся в виде таблицы.


Заполняют «Портрет» все участники процесса рекрутинга. В качестве штрихов к портрету можно добавить резюме, портфолио, рекомендации, навыки и опыт, причины поиска работы, мотиваторы и интересы, возможный срок выхода на работу, ожидания по зарплате и условиям труда, перспективы и многое другое.


k8.png


Это позволяет хранить всю информацию о соискателе в одном месте (и это место – не блокнот рекрутера). Доступ к портрету есть у всех участников процесса в любое время суток из любой точки земного шара. А еще им удобно пользоваться как шпаргалкой при собеседовании.


k9.png



Что мы автоматизировали и чем это нам помогло

Мы успешно автоматизировали четыре этапа работы с соискателями:

1. Автоматическое добавление в календарь Битрикс24 события (собеседование). Простое решение, которое экономит время рекрутера.

2. Автоматическое создание задачи по проверке тестового задания, выполненного кандидатом. Когда сделка переходит на соответствующую стадию, создается задача с нужным исполнителем и информацией из сделки. Выполненное тестовое задание сохраняется на диске, а не в личных папках.


k10.png


k11.png


В той же задаче фиксируется оценка специалиста, которую рекрутер потом переносит в «Портрет».

3. Автоматическое создание задачи по подготовке предложения для соискателя. Задача создается автоматически, но сейчас мы отказались от этого функционала и заносим все в «Портрет»: так быстрее и удобнее.

4. Автоматическое создание задачи по приему на работу (подготовка рабочего места, аккаунты в корпоративных системах, оформление документов). Позволяет координировать работу всех исполнителей.


k12.png


k13.png


Всего на доработку функционала CRM ушло около 20 часов. Решение выглядит простым, но экономит массу времени и сил. Понимаешь это только в сравнении, когда все идет по накатанной, без лихорадочных поисков информации, бесконечных переписок в чатах и выдергивания сотрудников из рабочих процессов для решения экстренных вопросов.


Перестроили управление процессом найма на недельные спринты с ретроспективой по вторникам


Раньше планерки с рекрутером проводились нерегулярно, растягивались на три часа и выглядели как допрос с пристрастием — особенно когда срочно требовалась информация по кандидатам. Данные часто терялись, вопросы не решались оперативно. Многие соискатели не дожидались нашего ответа и уходили в другие компании.


k14.jpg


Было


Мы разбили процесс рекрутинга на недельные спринты. По вторникам проводим ретроспективы с руководителями команд и HR-менеджером. Он отчитывается о важных событиях прошедшей недели, мы актуализируем список вакансий и обсуждаем кандидатов. Продолжительность встречи ограничили двумя часами. Оперативные вопросы решаются онлайн, так как вся информация открыта в CRM для заинтересованных участников.


k15.jpg


Стало


Такой подход сделал процесс рекрутинга более организованным и эффективным. Мы обсуждаем накопившиеся вопросы регулярно, а не тогда, когда уже все горит.

Результаты


— В 3-4 раза выросло число закрываемых за месяц вакансий. Пока наш рекорд — 14 соискателей за месяц.
— На треть (с 1,5 до 1 месяца) сократился цикл найма. Время рекрутера и всех остальных участников процесса тратится более рационально, решения принимаются быстрее.
— В 2 раза увеличилось количество сотрудников нашей компании за год, мы приняли на работу 64 отличных специалиста. Бизнес-задача по масштабированию выполнена.


Мы получили массу преимуществ после внедрения:


— Процесс рекрутинга стал проще, быстрее и эффективнее. Мы больше не тратим кучу времени на выяснение разных страшно важных вопросов, а можем заниматься своими делами.
— Все заинтересованные участники имеют доступ к информации о вакансиях и соискателях, могут ее просматривать и добавлять в любое время суток.
Четко видна история взаимодействия с каждым кандидатом и ее финал.
— Рекрутинг ведется в режиме онлайн, без постоянных очных встреч участников процесса.
— Информация собирается в одном месте и к ней можно обратиться в любое время. Например, при повторном отклике кандидата на другую вакансию мы быстро сможем вспомнить, когда его рассматривали и с какими результатами.
И главное — поиск и отбор персонала стал управляемым. Он больше не вносит хаос в процессы и не приводит к неконтролируемому расходу ресурсов. Вакансии закрываются в плановом режиме, а наши проекты обеспечены кадрами.


Наше решение подойдет вам, если:


— Вы хотите быстро и безболезненно выстроить процесс рекрутинга
— Вы хотите тратить на рекрутинг меньше времени и денег
— Вы хотите контролировать работу рекрутера и быть в курсе происходящего 24\7