Как стартап сэкономил 1,6 млн рублей за счет внедрения Битрикс24

Пиком
Пиком
По статистике не более 10% стартапов «выстреливают». Чтобы повысить шансы на успех, важно минимизировать накладные расходы. Сегодня мы расскажем, как сэкономили компании, оказывающей услуги по 3D-моделированию, 1 605 120 рублей на открытие и содержание бизнеса.

ЗАКАЗЧИК


К нам обратились несколько специалистов по 3D-графике, которые уже около 8 лет работают в этом направлении и решили открыть свою компанию.


ЗАДАЧА


На первоначальном этапе речь шла только о покупке лицензии Битрикс24 и настройке CRM.


Клиент и задачи


К нам обратились несколько специалистов по 3D-графике, которые уже около 8 лет работают в этом направлении и решили открыть свою компанию. На первоначальном этапе речь шла только о покупке лицензии Битрикс24 и настройке CRM. 


Аналитика выявила, что система будет использоваться для управления не только взаимоотношениями с клиентами, но и проектами в целом. Мы предложили решение по созданию единого информационного пространства, чтобы работа с проектами была максимально прозрачна - начиная от поступления заявки и заканчивая подписанием акта выполненных работ. 


В первую очередь для клиентов мы решили внедрить методологию управления проектами Scrum. А также настроить правильную работу с задачами и проектами в системе Битрикс24. 


В регламенте компании прописан следующий порядок работ:


— При выполнении нового заказа изначально разрабатывается техническое задание. Его готовит менеджер проекта. Согласовывает работу в первую очередь арт-директор компании, а потом уже клиент.


— На основании технического задания разрабатывается макет (чертёж) в программе Autocad, который также согласовывается с арт-директором. 


— Далее на основании чертежа создается полноценная 3D-модель, поступает на согласование арт-директору и менеджеру проекта. 


— Последний этап - Post Production, или конечная стадия обработки продукта. 


— Готовая работа отправляется заказчику. 


 

Также необходимо вести в едином информационном пространстве всю документацию по проекту. 

 

Решение


Теперь рассмотрим, как данный регламент работ реализован в Битрикс24. 

При поступлении заказа в компанию, прежде всего, создаётся новый проект. 

Он имеет тип “Внешний проект”, так как в него можно приглашать сотрудников со стороны заказчика. Это позволит вести проект в едином информационном пространстве не только в рамках компании, но и в рамках взаимосвязей с клиентом. 

 1.png

Далее при создании проекта осуществляются следующие настройки: необходимо указать руководителя проекта и пригласить всех сотрудников, которые будут в нём участвовать (архитекторы, дизайнеры, арт-директор).


В поле “Пригласить внешних пользователей” необходимо выслать приглашение по e-mail для заказчика, чтобы ответственные лица со стороны клиента также участвовали в проекте. 


В проекте указываются сроки - Deadline. 


2.png


Далее необходимо произвести более детальные настройки нового проекта в Битрикс24.


3.png

 

Только что мы создали внешний проект и сделали все необходимые настройки:



4.png




Рассмотрим по отдельности каждый раздел созданного проекта. 



5.png




Начнем с раздела Wiki. Он служит для хранения информации: технических требований проекта, регламента работ и прочего. Для примера мы занесем в Wiki регламент работ по проекту. 


6.png


Теперь, когда участник проекта перейдёт во вкладку Wiki, у него сразу откроется регламент работ по проекту. 


Далее разберём вкладку “Диск”.


7.png


Диск - это место, где будет храниться вся документация с рабочими файлами именно по данному проекту. 

Создадим несколько папок:

 

8.png




Первая папка - “Договоры”. 


9.png

 

После того как мы создали папку, необходимо настроить права доступа к ней. 


10.png


К данной папке доступ будет иметь руководитель проекта и генеральный директор. 

 

11.png


С помощью кнопки “Добавить ещё” добавляем необходимых пользователей и выбираем для них права доступа.  


12.png


 Далее добавим файл “Договор на техническое задание” в папку договора. 


13.png


Выбираем файл на персональном ПК и добавляем в папку.  


Теперь договор находится в проекте “Дом на набережной” и загружен в диск проекта в папку договора. На данный файл также можно сделать публичную ссылку и просматривать его онлайн без скачивания на ПК. 


14.png



В эту папку руководителю проекта нужно будет загружать все документы, относящиеся к договорам (договоры, акты, счета). 


Далее создадим папку с названием “Чертежи”. 


В нее архитектор будет выкладывать свои работы в формате dwg (Autocad).


Данную папку также может просматривать сам заказчик, поэтому в дальнейшем нет необходимости пересылать на почту клиента все работы. У него всегда есть доступ к материалам, за которые он заплатил. 


Затем создадим папку с названием “3D Max”.


В ней будут храниться проекты, сделанные в 3D-модели. 


Следующая папка - “Техническое задание”.


В ней должны храниться документы, связанные с техническим заданием. Архитектор проекта и 3D-специалист всегда могут найти в данной папке любые уточняющие материалы по проекту.  


И последняя папка имеет название Post Production.


В ней хранятся законченные выполненные проекты. 


В итоге в проекте имеется полная документальная база со всеми юридическими документами и выполненными работами. 

 

15.png



Далее разберём вкладку “Календарь”.  


16.png

 

В календарь необходимо заводить все события, связанные с данным проектом.


Например: 


  • — Проведение онлайн-встречи с заказчиком. 


Добавим в календарь событие под названием “Онлайн-встреча”.


17.png


В данное событие добавляем всех участников встречи. 

Любые коллективные мероприятия и обсуждения проекта всегда должны заноситься в календарь проекта. 

В личные календари участников события также будет внесена запись. 

Далее разберём одну из самых важных вкладок - “Задачи”.


18.png

 

В задачах ведутся все работы, связанные с проектами. Так как в компании используется методология SCRUM, работа по проекту разбивается на N количество этапов. 


Первый - это разработка технического задания. Ответственный за неё - руководитель проекта. Работу принимает заказчик, которого мы ранее добавили в данную группу. Техническое задание разрабатывается на основании брифа. Он должен быть добавлен в папку “Техническое задание”. 


Настройки задачи.


Заголовок: Техническое задание


Описание: Файл ТЗ (в слово “файл” вставляем ссылку на документ брифа из папки “Техническое задание”) 


19.png



20.png


Далее выставляем следующие настройки:

 

21.png

 

Обязательно указываем крайний срок!


Далее привязываем к задаче компанию-заказчика из CRM и ставим галочку в строке “Учёт рабочего времени”. 

 

22.png



Только что мы создали задачу в рамках проекта. Теперь, если мы зайдем во вкладку “Задачи”, то можем увидеть данную задачу в представлении списка. Далее мы настроим рабочее пространство для руководителя проекта в формате “Мой план”. 


 “Мой план” - персональный канбан для каждого сотрудника, который настраивается индивидуально исходя из специфики должностных обязанностей. 


 

23.png

 

Данные стадии настраиваются с помощью иконки “+”.


 У руководителя проекта следующие стадии работы:


  • — новые задачи

  • — в работе

  • — на утверждении

  • — выполнены 

 

Перенесем данные стадии в Битрикс24.  


24.png


По умолчанию все новые задачи попадают на стадию “Новые”. 


Далее карточку задачи можно двигать на следующие стадии.



Приступим к выполнению ранее поставленной задачи. Жмём на кнопку “Начать учёт моего времени”.  


25.png



У нас запустился таймер по задаче. Допустим, через какое-то время мы останавливаем выполнение задачи, но не завершаем ее. Предположим, конец рабочего дня и завтра нужно будет продолжить. Жмем на паузу. 


 

26.png



Далее во вкладке “Время” добавляем комментарий - указываем, что конкретно делал сотрудник по данной задаче. 


27.png


Таким образом каждый подход к задаче четко фиксируется по продолжительности и добавляются комментарии, на что именно было затрачено рабочее время. 


Далее сотрудник закрывает задачу, нажав на кнопку “Завершить”. 


После этого ответственному по задаче “Техническое задание” необходимо загрузить в папку файл техзадания, получить ссылку и прикрепить её в комментарии с указанием постановщика задачи. 

 

    28.png

 


29.png


Ссылку на документ можно прикреплять сразу ко всей папке “Техническое задание”. 


30.png



Далее вставляем эту ссылку в комментарий с указанием постановщика задания.  


31.png


Вот в таком формате выглядит задача у постановщика.  


32.png


 

Переходим по ссылке, смотрим файл. Допустим, при разработке технического задания постановщик задачи принимает решение, что необходимо разработать вместо двух сцен ещё и третью. В таком случае пишем комментарий с правками и жмём на кнопку “Доделать”. 


В итоге выполнение задачи возобновилось.  


 33.png


Жмем на кнопку “Начать учёт моего времени”. 


После того как все правки по ТЗ выполнены, нажимаем “Завершить” и комментируем во вкладке “Время” подход к задаче. 


34.png


 Далее в папку проекта “Техническое задание” перезаливаем новый файл с ТЗ. 


Для удобства работы с документами на диске Битрикс24 необходимо активировать свой Google аккаунт. В таком случае редактировать документы можно прямо из браузера, не скачивая их себе на компьютер. 


35.png





36.png

 


37.png



Итак. Мы отредактировали документ из браузера и завершили работу по правкам. Указываем это в комментариях под задачей.  


38.png



Постановщик проверил работу и принял ее, нажав на кнопку “Принять”. В таком случае задача переходит в статус “Завершена”. 


В личном плане исполнителя передвигаем карточку в стадию “Выполнены”.  


39.png


 Эту карточку необходимо перетаскивать на протяжении всего рабочего процесса по стадиям, которые являются рабочим пространством сотрудника. 


Далее разберём и настроим рабочее пространство сотрудника. В представлении задач в формате “Мой план” имеется в виду, что каждый сотрудник настраивает рабочее пространство лично под себя. В колонках отображаются стадии работы. Рабочее пространство должно быть настроено у каждого сотрудника в строгом порядке. 


Предположим, у нас есть специалист с должностью “архитектор”. Настроим его рабочее пространство в Битрикс24. 


Так как сотрудник выполняет производственную часть работы, логично, что в его процессах продвижение работы стоит показывать в процентах. 


Первая колонка будет называться “Новые”. В нее будут попадать все новые задачи. 


 

40.png

 

Следующие колонки:


  • — 0 - 10% (означает, что работа выполнена от 0 до 10%)

  • — 30% (означает, что работа по задачам в данной колонке выполнена на 30%)

  • — 50%

  • — 70%

  • — 90%

  • — На проверке

  • — Закрытые задачи 




Чтобы добавить новую колонку, необходимо нажать на “+”.

 

Итого для данного сотрудника имеется следующее рабочее пространство:


41.png

 

Его может посмотреть администратор портала Битрикс24.

Для этого необходимо перейти на страницу профиля нужного сотрудника, войти во вкладку “Задачи”.



42.png

 

И откроется весь рабочий процесс со стадиями нужного сотрудника. 

 

43.png

 

Таким образом всегда легко увидеть, в каком процессе находится любая задача у сотрудника. Посмотреть задачи также можно с помощью фильтра, но он просто покажет, какие задачи в работе, а процесс выполнения не отразит. В рабочем пространстве можно увидеть более детальную картину рабочей среды ваших сотрудников. 




Помимо представления “Мой план”, в системе также имеется представление в формате “Канбан”.


44.png


Разница в том, что первый настраивается индивидуально под каждого сотрудника, а второй - под проект или группу. Канбан в Битрикс24 - очень полезный инструмент для руководителей проекта и для сотрудников с управленческими должностями. 


Перейдем во вкладку “Канбан” в группе “Дом на набережной” и настроим стадии с позиции руководителя проекта - тем же способом, что “Мой план”.


Для данной группы будут следующие стадии:

 

  • — новые задачи

  • — техническое задание

  • — autocad

  • — 3D max

  • — Post production

  • — закрыто и реализовано



45.png


Таким образом руководитель проекта разбивает проект на определенные стадии (исходя из методологии SCRUM). И всегда имеется визуальное представление, на каком этапе какие задачи выполняются. 


В данный момент мы завершили работу по задаче “Техническое задание” и положили файл в одноименную папку, которая привязана к группе. 


Далее ставим задачу “Разработка проекта в Autocad”. 


В описании задачи указываем следующее: “Необходимо разработать чертеж на основании технического задания (прикрепляем ссылку на папку “ТЗ”)”.  


46.png

 


И вставляем данную ссылку в описание задачи. 


 

48.png


 

Далее в описании указываем, что результат работы необходимо положить в папку “Чертежи”, и вставляем ссылку на папку в диске группы. 



49.png


Указываем ответственного по задаче, назначаем deadline. Обязательно ставим галочку на “Учёт времени”!


 

50.png


Теперь задача появилась в рабочем канбане руководителя проекта. Перетаскиваем её в колонку Autocad.


 

51.png


 Далее откроем браузер ответственного по задаче архитектора. 


Задача попала в колонку “Новые”.  


52.png



После завершения работы над задачей архитектор жмёт на кнопку “Завершить” и кладёт файл dwg в папку “Чертежи”, как и указано в описании к задаче.  


53.png


И пишет комментарий о выполнении задачи с указанием постановщика. 


54.png




И передвигает в своём плане задачу на этап “На проверке”. 


55.png


После того как постановщик принимает данную задачу, передвигаем её на этап “Завершенные задачи”. 


 56.png


Далее по тому же принципу ставим и работаем с задачами по 3D Max и Post Production. Важно отметить, что все задачи ставятся последовательно, так как каждая служит началом для следующей.


На основании брифа разрабатывается техническое задание. 


По ТЗ - чертёж. 


На основании чертежа разрабатывается 3D-модель. 


После 3D-модели ведется работа по завершению проекта - Post Production. 


Итого в канбане проекта/группы имеется следующее представление:


57.png


По завершении проекта все задачи имеют следующий вид:


58.png



В рамках данного кейса мы показали лишь часть процесса внедрения Битрикс24 с целью создания виртуального предприятия, которое функционирует без привязки к какой-либо географической точке. 


Делая краткое резюме по управлению проектами в Битрикс24, можно указать следующее:

 

  • — По каждому проекту создается отдельная группа/проект. Туда входят сотрудники, которые будут принимать участие в работе, включая самого заказчика. 

 

Группа/проект обладает следующими функциями:


  • — Задачи. Создаются в рамках данной группы/проекта.

  • — Календарь. В него вносятся все события, связанные с проектом. 

  • — Диск. Единая документационная база по проекту с правами доступа.

  • — Фото. Создание фотогалереи для проекта. 

  • — Чат. К нему имеют доступ лишь участники группы-проекта. 

  • — Wiki. База знаний проекта. Информация, связанная с проектом. Регламент работы и другое.

 

Далее была внедрена методология управления проектами SCRUM в Битрикс24: 


  • — Настроен канбан для руководителя проекта. Отображает все стадии проекта. 

  • — “Мой план” - персональная настройка рабочего пространства для каждого сотрудника. 


Организована правильная работа по задачам. У каждой задачи имеется постановщик и ответственный. Она привязана к определенной группе/проекту. У нее имеются сроки выполнения. Каждый подход к задаче строго фиксируется по времени. 


В итоге мы получили единое информационное пространство по каждому проекту, в котором полностью отображается информация со всей историей и коммуникациями. 


59.png


Каждый сотрудник видит свои задачи в рамках группы и всю необходимую документацию по каждой задаче. 

 

Результаты в цифрах


  • — Открытие офиса по 3D-моделированию (регионы): годовая аренда офиса площадью 50 кв. м при условии стоимости 1 кв. м 650 руб. = 650 * 500 = 32 500 (в месяц). 32 500 * 12 (месяцев) = 390 000 руб. в год.
  • — Оплата интернета в месяц в среднем (регионы):5 500 руб. в месяц. 5 500 *12 (месяцев) = 66 000 руб. в год.
  • — Оплата прочих расходов в месяц (бумага для принтера, чай, кофе, вода): 1 200 руб. в месяц. 1 200 * 12 (месяцев) = 14 400 руб. в год. 
  • — Покупка компьютерной техники для 3D моделирования:

*Компьютеры для 3D-моделирования стоят значительно дороже, чем техника под другие операционные задачи. Для моделирования требуется высокая мощность системы и минимум два монитора на каждый компьютер. 
Стоимость одного рабочего места с 2 мониторами (усредненный показатель) - 240 000 рублей. 
компания из 6 сотрудников: 240 000 * 6 = 1 млн 440 тыс. руб.


Итого: открытие компании с локальным офисом  390 000 (аренда офиса в год) + 66 000 (интернет в год) + 14 000 (мелкие расходы) + 1 440 000 (компьютерная техника) = 1 910 000 рублей. 


  • — Открытие виртуальной компании с помощью Битрикс24: 


Покупка лицензии по тарифу “Компания” сроком на 1 год: = 119 880 рублей.


Внедрение Битрикс24 в рамках пакета CRM + (единоразовый платёж) = бесплатно. Клиент покупал через нас лицензию Битрикс 24 по тарифу “Компания” (без переплаты), по нашим условиям пакет CRM мы предоставляем бесплатно. 


Внедрение методологии управления проектами в Битрикс24 = 32 часа. 2 500 руб./час = 80 000 рублей. 

Персональное обучение сотрудников работы с системой Битрикс24 = 42 часа. 2 500 руб./час = 105 000 рублей.

 

  • — Итого открытие виртуальной компании: 

119 880 (лицензия за год) + 80 000 (внедрение методологии управления) + 105 000 (интенсивное обучение) = 304 880 рублей. 
* Значительная экономия достигается за счёт отсутствия необходимости покупать компьютерную и прочую офисную технику.


  • — Разница в цифрах:


1 910 000 (открытие локальное) - 304 880 (открытие виртуальное) = 1 605 120 рублей.
Экономия более полутора миллиона рублей при открытии!
Ежегодная экономия на аренде офиса - 390 000 рублей.